Деловая переписка, резюме и сопроводительное письмо

Три письма, которые тяжелее всего писать самому: отказ, напоминание о долге и письмо работодателю. С промптами под каждое.

После этого урока

Сможете за пять минут написать письмо, которое откладывали третий день, и собрать резюме под конкретную вакансию.

Есть письма, которые пишутся за минуту, и есть те, что висят в черновиках неделю. Вторые обычно про неприятное: отказать, напомнить о деньгах, попросить. Именно тут нейросеть выручает сильнее всего — она не испытывает неловкости и выдаёт первый вариант, от которого уже можно оттолкнуться.

Сценарий 1. Письмо, которое неприятно писать

Отказ, перенос сроков, напоминание о просроченной оплате, претензия. Общая ошибка — либо слишком мягко и смысл теряется, либо слишком резко и отношения портятся.

Ключ в том, чтобы задать модели три вещи: ваши отношения с адресатом, что должно произойти после письма и чего вы не хотите испортить.

Промпт для трудного письма

Напиши письмо. Кому: [кто это и какие у нас отношения — постоянный клиент, подрядчик, начальник]. Суть: [что произошло и что я хочу сказать]. Что должно произойти после письма: [оплатил, согласился, не обиделся, перестал писать]. Чего не хочу: [испортить отношения, выглядеть просящим, давать надежду]. Тон: [деловой, но не сухой]. Объём: [4–6 предложений]. Без: извинений на полписьма, вступлений «надеюсь, у вас всё хорошо», вопросов в конце. Сначала дай два варианта — помягче и пожёстче.

Два варианта дают выбор тона по ситуации — и часто лучшим оказывается смесь первого с концовкой второго.

Перечитайте перед отправкой

Письмо уходит от вашего имени, и отвечать за формулировки будете вы. Модель не знает вашей истории с этим человеком и может нечаянно задеть больное. Правило черновика из первого курса здесь не рекомендация, а необходимость.

Сценарий 2. Резюме под вакансию

Проблема: одно резюме рассылается на двадцать вакансий и не подходит ни к одной.

Нейросеть хорошо решает ровно эту задачу — переложить ваш опыт на язык конкретной вакансии. Не придумать опыт, а показать имеющийся с той стороны, которая важна работодателю.

Промпт для подгонки резюме под вакансию

Вот описание вакансии: [текст вакансии] Вот мой опыт: [ваше резюме или просто перечисление того, что делали] Сделай три вещи. 1. Выпиши, что для этой вакансии важнее всего — по тексту, а не по твоим догадкам. 2. Отметь, что из моего опыта отвечает этим требованиям, и переформулируй под язык вакансии. 3. Честно скажи, чего в моём опыте не хватает. Ничего не придумывай и не приписывай мне того, чего я не называл.

Третий пункт самый полезный: лучше узнать о пробеле сейчас, чем на собеседовании.

Не давайте дописывать опыт

Модель охотно «усилит» резюме несуществующими достижениями, если её не остановить. Это вскрывается на первом же техническом вопросе, и разговор заканчивается. Просите переформулировать имеющееся — не добавлять новое.

Сценарий 3. Сопроводительное письмо

Сопроводительные письма почти все пишут одинаково — и поэтому их почти никто не читает. Выделяет одно: конкретика про эту компанию и эту вакансию.

Промпт тот же, что для резюме, с добавлением: «в первом абзаце — почему именно эта компания, опираясь на то, что я о ней написал ниже». И вы пишете два-три настоящих факта о компании. Без них абзац будет пустым, и это сразу видно.

Сценарий 4. Разбор чужого письма

Обратная задача: пришло длинное письмо, и непонятно, чего от вас хотят и на что соглашаться.

Промпт для разбора входящего письма

Вот письмо: [текст] Разбери: 1) чего от меня хотят — одной строкой, 2) какие есть сроки и условия, 3) на что я соглашаюсь, если отвечу «да», 4) что здесь сформулировано расплывчато и требует уточнения. Ничего не додумывай: если чего-то в письме нет, так и напиши.

Четвёртый пункт ловит то, что потом выясняется на месяц позже и в невыгодную сторону.

Что проверять в письмах

Все имена, даты, суммы и номера договоров — модель их путает охотно.
Обещания: не пообещало ли письмо от вашего имени того, чего вы не готовы сделать.
Тон по отношению к конкретному человеку: модель не знает вашей истории.
Прощание и подпись: часто остаются шаблонными.

Практика

Напишите письмо, которое откладываете.

Найдите в списке дел письмо, которое висит дольше двух дней.
Прогоните промпт для трудного письма — с двумя вариантами тона.
Соберите из них свой: обычно берётся начало мягкого и конкретика жёсткого.
Проверьте имена, даты и суммы.
Отправьте. Это главный шаг — иначе упражнение не считается.

Типичные ошибки

Отправлять письмо не перечитав
Модель не знает вашей истории с адресатом и может задеть больное. Отвечать за формулировки будете вы.
Позволять дописывать опыт в резюме
Вымышленные достижения вскрываются на первом техническом вопросе. Просите переформулировать имеющееся.
Писать сопроводительное без фактов о компании
Первый абзац без конкретики выдаёт массовую рассылку с первой строки.
Не проверять суммы и даты
Самая дорогая категория ошибок в деловой переписке — и самая любимая у моделей.

Проверьте себя

Ответы нигде не сохраняются — отвечайте спокойно и пробуйте сколько нужно.

1. Что обязательно указать в запросе на трудное письмо?
2. Модель предложила добавить в резюме достижение, которого у вас не было. Что делать?

Коротко

В трудном письме главное — цель и границы: что должно произойти и чего нельзя испортить.
Два варианта тона дают выбор; лучшим часто оказывается их смесь.
Резюме переформулируют под вакансию, а не дописывают.
Имена, даты, суммы и обещания проверяют всегда.